Jak vybrat a efektivně využít své virtuální sídlo

Virtuální sídlo je služba určená pro podnikatele. Co je jeho podstatou, pro koho je využitelné a jaké specifické důvody mohou podnikatele přimět k jeho využití?

Co je virtuální sídlo a pro koho může být vhodné

Poskytovatel této služby pronajímá zákazníkovi adresu za účelem jejího zápisu do obchodního, případně i živnostenského rejstříku. Ten ji využívá jakožto svoje sídlo. Jde o údaj, který se kromě obchodního rejstříku vyskytuje i ve všech oficiálních dokumentech.

Právnická osoba tedy bez tohoto údaje nemůže být do obchodního rejstříku zapsána, a tudíž ani vůbec fakticky vzniknout.

Sídlo může mít podnikatel pouze jedno a musí se nacházet na území České republiky, a to v bytovém či nebytovém prostoru, ke kterému má právní nárok. Vyžaduje se též řádné označení (název společnosti a IČO) a přebírání pošty.

Ne každý podnikatel pro výkon své činnosti nicméně reálně fyzické prostory potřebuje, ať už se jedná o řešení formou pronájmu nebo o koupi nemovitosti. V takovém případě je pak možností právě virtuální sídlo.

Jaké výhody a omezení nabízí virtuální sídlo

Typickým důvodem, proč podnikatelé přistupují na tuto variantu, jsou pak hlavně snížené náklady. Není nutné si například pronajímat vlastní kancelář. Typickou klientelou využívající podobnou službu jsou hlavně podnikatelé na volné noze, u nichž výkon profese není fyzicky navázán ke konkrétnímu místu.

Pracují tak z domova, z kavárny, od klienta nebo na cestách a kancelář nepotřebují vůbec, případně pouze občas. Firmy nabízející virtuální sídlo jsou kromě zápisu adresy schopny zajistit i skutečný pronájem kanceláře, případně zasedací místnosti.

Další předností je tak současně i značná flexibilita ve využití takového zázemí: Platíte zjednodušeně jen za ty dny, kdy v kanceláři skutečně potřebujete být přítomni a využívat ji. Součástí jsou také administrativní a doplňkové služby jako přeposílání pošty či telefonní linka.

Zdroj: Photo by Patrick Tomasso on Unsplash

Stěžejním benefitem je pro podnikatele i zvýšená prestiž. Virtuální sídla obvykle vznikají ve větších městech. To s sebou nese posílení důvěryhodnosti v očích klientů i obchodních partnerů. V takovém případě je ale důležité si zkontrolovat, že na dané adrese již nesídlí desítky firem.

Jak vybrat poskytovatele virtuálního sídla

Poskytovatele virtuálního sídla je proto potřeba vybrat zodpovědně. Musíte totiž počítat s určitým omezením, na jeho službách budete vždy závislí. Prvořadým faktorem by tak pro vás kromě lokality měla být i dostatečně široká nabídka služeb včetně těch doplňkových.

Společnost poskytující tuto službu především v souladu s občanským zákoníkem musí dbát na výše nastíněné řádné označení a také zajistit přebírání korespondence. Právní důvod pro užívání sídla, tedy souhlas s jeho užíváním, zpravidla problematický nebývá a firma ho zajistí bez potíží.

Současně by si ale měl podnikatel též uvědomit, že zákon umožňuje se dovolat jeho skutečného sídla, pakliže se tento údaj liší od toho, který je oficiálně zapsán v obchodním rejstříku.

Na spolehlivosti poskytovatele tak skutečně významně závisí splnění důležitých legislativních povinností. Dobrou nápovědou ohledně serióznosti konkrétního subjektu jsou dostupné reference spokojených klientů. Levné virtuální sídlo se vám v konečném důsledku může spíše vymstít.

Zdroj: Photo by Hunters Race on Unsplash

Jak probíhá změna sídla

Zpravidla tak při výběru spolehlivého poskytovatele stačí vyhledat konkrétní subjekt a s ním uzavřít smlouvu. Někteří poskytovatelé navíc nevyžadují ani osobní jednání a vše se může odehrát i online.

Následně je nutné oznámení změny sídla na živnostenském úřadě nebo v obchodním rejstříku v případě, že už jste tento údaj zapsán měli. Stejně tak může být nutné jej změnit ve společenské smlouvě či zakladatelské listině, pakliže není uveden dostatečně obecně.

Nejste si jisti, zda splňujete v rámci svého podnikání veškeré zákonné náležitosti? V takovém případě může být důležité obrátit se na profesionály, kteří jsou schopni celou problematiku odborně konzultovat nejen při výběru a zřízení sídla.

Profesionální dodavatel dokáže poskytovat komplexní služby včetně poradenství.

Společnost Parker & Hill Inc. Se může stát právě takovým nepostradatelným partnerem nejen v záležitosti virtuálního sídla. Kromě něj nabízí i širokou škálu doplňkových služeb, jako je vedení účetnictví a řešení problematiky kryptoměn či offshore podnikání.

Zdroj úvodní foto: Photo by David Fintz on Unsplash